Sebelum melakukan proses refund, agen dapat melakukan pengecekan dengan melihat besaran potongan refund melalui langkah-langkah sebagai berikut:

1. Pada portal agent, silahkan pilih menu 'More' - Accounts' - 'Orders'.
2. Masukkan kode pemesanan (FMNIDxxx) dan klik 'Search order'.
3. Setelah detail reservasi tampil, silahkan klik 'View Fare Rules'. Cancellation Penalty atau biaya potongan refund akan tertera pada menu View Fare Rules

Jika setuju dengan nominal cancellation refund, berikut langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk memproses refund secara online dari portal Via

1. Silahkan login pada portal Agent Via.com, kemudian pilih menu 'More' - 'Accounts' - 'Orders'
2. Masukkan kode pemesanan reservasi Anda yang diawali dengan 'FMNID' kemudian klik 'Search order'.
3. Centang nama penumpang yang ingin diajukan proses refund.
4. Silahkan klik 'Cancel Selected Passengers'.
5. Silahkan klik 'OK' untuk melanjutkan proses refund.
6. Selanjutnya, Anda wajib memilih alasan refund pada pilihan yang sudah tersedia.
7. Klik 'Passenger Document, Anda wajib mengunggah dokumen identitas penumpang seperti KTP atau paspor atau SIM. Kemudian, klik 'Upload'.
8. Silahkan masukkan keterangan tambahan pada kolom 'Comments'. Selanjutnya, klik 'Done'.
9. Setelah pengajuan refund berhasil, status FMNID reservasi Anda akan berubah menjadi 'to Cancel'. Anda akan mendapatkan cancelation number dengan status 'New'. Setelah melakukan semua langkah tersebut, secara otomatis permintaan refund akan masuk ke tim helpdesk untuk diproses pada sistem maskapai

Bagasi cuma-cuma yang akan diterima oleh penumpang dapat dilihat langsung pada halaman hasil pencarian ataupun juga pada tampilan Booking Status. Perlu dicatat bahwa mungkin saja terjadi perubahan jumlah bagasi cuma-cuma dari maskapai, maka dari itu kami menyarankan agen untuk dapat mengecek informasi bagasi pada e-ticket asli maskapai atau langsung dari website maskapai.

Proses cancel booking reservasi GDS internasional bisa langsung Agen lakukan melalui portal, sedangkan untuk domestik masih harus melalui helpdesk. Berikut cara melakukan cancel booking pemesanan GDS internasional:

1. Silahkan login pada portal Agent Via.com, kemudian pilih menu 'More' - 'Accounts' - 'Orders'.
2. Masukkan kode pemesanan reservasi Anda yang diawali dengan 'FMNID' kemudian klik 'Search order'.
3. Centang semua nama penumpang
4. Silahkan klik 'Cancel Selected Passengers'
5. Silahkan klik 'OK' untuk melanjutkan proses lalu klik ‘Done’ Perlu dicatat bahwa cancel booking dari portal agen akan membatalkan seluruh penumpang pada reservasi.
   

NTA (Nett to Agent) yaitu harga bersih atau besaran nilai pembayaran yang harus dibayarkan agen kepada Via. Besaran NTA biasanya sudah dikurangi oleh komisi dan biaya transaksi Via. Sedangkan komisi yaitu keuntungan yang didapatkan oleh agen diluar markup. Agen dapat melihat nilai NTA dan komisi pada halaman hasil pencarian penerbangan.

Jika agen melakukan pembayaran menggunakan deposit, maka nominal yang harus dibayarkan cukup dengan nominal NTA saja (pada pembayaran tiket pesawat). Sedangkan untuk metode pembayaran lain nominal yang dibayarkan harus sesuai dengan total harga tiket termasuk mark-up, nantinya setelah pembayaran berhasil maka komisi dan mark-up akan dikembalikan ke saldo deposit.

Agen dapat menambahkan Addons berbayar seperti bagasi, makanan dan kursi pada saat melakukan proses booking dari portal agen. Setelah mengisi data nomor handphone dan alamat email penumpang, Agen dapat menambahkan addons berbayar pada menu “Select Addons”. Menu ini hanya akan muncul jika maskapai menyediakan opsi pembelian addons saat booking. Agen juga dapat melakukan pembelian Addons setelah tiket diproses issued dengan cara menghubungi Helpdesk Via. Perlu dicatat untuk biaya pembelian Addons saat booking bisa saja berbeda dengan biaya pembelian setelah tiket issued.

1. Penerbangan Domestik
   

   Input nama sesuai dengan KTP atau identitas resmi lainnya. Kolom “First name / Given Name” diisi dengan Nama Depan dan Nama Tengah, lalu kolom “Last Name / Surname” diisi dengan Nama Belakang. Untuk pengisian nama tidak disertai dengan gelar dan tanda baca.

2. Penerbangan Internasional

   Secara umum pengisian nama penumpang untuk penerbangan internasional harus sesuai dengan barcode pada halaman pertama paspor. Kolom “First name / Given Name” diisi dengan Nama Depan dan Nama Tengah, lalu kolom “Last Name / Surname” diisi dengan Nama Belakang. Untuk pengisian nama tidak disertai dengan gelar dan tanda baca. Namun, ada beberapa ketentuan khusus yang perlu diperhatikan oleh agen terutama untuk nama yang hanya satu suku kata atau terdapat penambahan nama pada halaman pengesahan. Agen dapat konfirmasi melalui helpdesk Via jika ada keraguan saat akan melakukan booking.

Untuk menghindari kesalahan saat input nama atau gender, jangan lupa untuk selalu melakukan pengecekan ulang pada kartu identitas.

1. Kondisi reservasi masih booking / FMN Blocked
   Jika terdapat kesalahan nama atau gender saat status FMN masih Blocked maka tidak dapat diperbaiki, solusi yang dapat diberikan yaitu reservasi lalu melakukan reservasi baru
   
   
2. Kondisi reservasi sudah issued / FMN To Deliver
   Jika terdapat kesalahan nama atau gender saat status FMN sudah issued maka Agen dapat melakukan konfirmasi ke helpdesk Via dengan mengirimkan lampiran identitas penumpang (KTP untuk Domestik dan Paspor untuk internasional). Helpdesk Via akan membantu konfirmasi ke pihak maskapai. Untuk perbaikan nama atau gender akan mengacu kepada availability dan ketentuan maskapai, jika memang bisa dibantu rubah biasanya akan dikenakan biaya. Kami sarankan untuk perbaikan nama / gender dilakukan diluar 48 jam sebelum penerbangan.

1. Kondisi masih booking / FMN Blocked
   Tidak bisa dilakukan. Agen bisa cancel lalu melakukan reservasi ulang.
   
   
2. Voluntary Reschedule setelah tiket issued
   Agen dapat konfirmasi ke helpdesk Via dengan menyertakan jadwal baru yang diinginkan. Helpdesk akan membantu melakukan pengecekkan biaya perubahan sesuai dengan ketentuan maskapai.
   
   
3. Involuntary Reschedule setelah tiket issued
   Jika ada perubahan schedule atau pembatalan sepihak dari maskapai karena alasan tertentu, secara umum maskapai akan memberikan service recovery salah satunya yaitu reschedule tanpa biaya. Agen dapat konfirmasi ke helpdesk Via dengan menyertakan jadwal baru yang diinginkan. Helpdesk akan membantu melakukan pengecekkan ke pihak maskapai. Jika agen sudah menerima informasi langsung dari maskapai, agen juga bisa forward informasi tersebut.

Biaya transaksi dibawah ini merupakan biaya jika agent melakukan proses transaksi melalui Helpdesk Via.

Jenis Transaksi (Tiket Pesawat)	Biaya
Reschedule	10.000/pax/way domestik 15.000/pax/way internasional
Refund	10.000/pax/way domestik 15.000/pax/way internasional
Addons (Bagasi, meals, seat dll)	*15.000/pax (Domestik & Internasional) *jika berbayar di maskapai
Koreksi nama atau gender setelah issued	10.000/pax/way domestik 15.000/pax/way internasional
Booking manual	10.000/pax/way domestik 15.000/pax/way internasional